休職中の従業員にどう対応する？産業医面談が必要な理由とポイントを解説！

「休職中も産業医の先生に面談をお願いしているが、どのようなことを聞いてくれているのだろう」
「休職中の従業員に連絡をとりたいが連絡がつかなくなってしまっており、どうしたら良いか分からない」
といったお悩みをお持ちではないでしょうか？

本記事では従業員が休職に入っている間、産業医の従業員との関わり方と関わる際のポイントをご紹介いたします。

＜この記事を読むと分かること＞
・休職中にも産業医面談を行うメリット
・休職中の従業員と関わる際のポイント

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休職中の産業医面談とは

産業医面談は休職する前や復職する前だけでなく、休職中にも行うことが望ましいと言われています。

休職中に行う産業医面談では、産業医から当該社員に以下のことが確認されます。

・従業員の現在の体調
・休職するに至った症状の回復度合い
・生活リズム

当該社員の体調の変化に応じて、産業医はそれぞれの段階における健康面でのアドバイスを行います。それと同時に、休職している間の感情的変化へのサポートも行います。より専門的に相談したいということであれば専門的な相談機関を紹介することもあります。

当該社員が復職の意思を示している場合は、医学的観点と職務への理解を兼ね備えた産業医からアドバイスをもらうことで、より確実に復職に近づくことが出来るでしょう。
また復職に向けて行動を起こしたいという従業員に対しては、リワークプログラム（※）を紹介して復職を支援することもあります。

※リワークプログラム：メンタルヘルス不調を原因として休職している従業員に対して、職場復帰に向けたリハビリを行うプログラム。軽作業や心理療法を行う。

休職中に産業医と面談することは、当該社員だけでなく、休職中の連絡や復職の判断を行う人事担当者にとってもメリットがあります。

休職中の産業医面談が必要な理由

産業医面談が必要な理由は主に、以下の2点です。

適切な復職のタイミングを知ることが出来る

1つ目の理由として、適切な復職のタイミングを知るためというものが挙げられます。

休職中は職場を離れて療養に専念するために体調が回復したように見えることがあっても、体調が回復したからといって元通りに職場で働くことが出来るわけではありません。しかし従業員本人としては「体調が回復したから復帰させて欲しい」と希望する場合や、主治医も「日常生活が送れているならば職場復帰も問題ない」と考える場合があります。

このような場合に、定期的に産業医と面談をすることで、産業医が客観的に体調の変化を確認し、復職しても再発しないか、業務を遂行出来る状態にあるかどうかを慎重に見極めることが出来ます。

復職後のプラン作成の材料にすることが出来る

2つ目の理由は、復職後のプラン作成の材料にするためというものです。

休職を開始する時と同様に、休職の延長や復職についての最終的な判断を行うのは企業になります。そのため、産業医は企業が適切な判断を下せるように情報提供や助言を行います。

実際に復職可能の判断をする際には、その後どのように復帰させていくかのプランを検討する必要があります。元の職場や元の業務への復帰が難しい場合には、人事が調整を行う場合もあります。

産業医が面談を実施することで、休職中の様子を把握することができ、復職に向けた準備性を高めるための取り組みを検討することが出来ます。

休職中の困りごとと対応のポイント

産業医面談を実施したいけれども、対応が難しいケースがあるなど、お困りの方もいるのではないでしょうか。ピースマインドに寄せられるご相談を取り上げます。

Q1：人事から見て産業医が面談でどのようなことをしてくれているのか分からない

「休職中の従業員との面談をお願いしているが、産業医の先生は何を話してくれているのだろう」と不安になる声がしばしば聞かれます。
こうした不安にはどのように対応するのが良いのでしょうか。

①人事と産業医の役割を整理する

1つ目は、人事と産業医の役割を整理することです。

休職中の従業員のサポートを行うという点では共通している人事と産業医ですが、お互いに可能な範囲が異なってくるため、役割を整理した上で連携を行う方が効果的と言えるでしょう。例として、以下のような役割分担が考えられます。

このように役割を整理して明確化しておくことによって、産業医が何をしているかを把握することができ、より綿密なサポートを行うことが出来るでしょう。


②人事として知りたいことを事前に擦り合わせる

2つ目は、人事として産業医面談で聞いて欲しいことを事前に擦り合わせるという方法です。

休職中の産業医面談では、主に復職の判断に必要な情報を産業医が聞き取る形になっています。しかし、産業医が聞き取る情報と人事として知りたい情報は必ずしも一致するとは限りません。そこで、事前の打ち合わせを行って、産業医面談で聞いてもらいたいことを擦り合わせることが必要になってきます。擦り合わせを行うことで、復職の判断に必要な情報をより多面的に得ることができ、より正確な判断に近づくことが出来ます。


③報告の機会を設ける

3つ目は、産業医の先生に面談の内容を報告してもらう場を設けるというものです。

休職中の従業員にとって、産業医面談は会社の関係者と会う唯一と言っていい機会です。人事として今後どうしていくかを検討していく為には、産業医面談で話されていた内容は欠かせません。面談の内容(※)を報告してもらう場を設けることによって、人事では知りえなかった情報を得ることができ、今後の方針を決めるのに役立つでしょう。

※産業医には労働安全衛生法第105条（※1）で守秘義務が定められています。違反した場合、刑法に基づき処罰されることになります。面談の内容を企業側に伝える場合には、必ず従業員の同意を得る必要があります。
一方で、従業員の安全や健康的な労働の為に安全配慮義務を果たす必要がある場合には、事業者への報告義務が産業医に生じます。例としては以下の場合が挙げられています。（※2）

・従業員本人の同意を得ることが困難であり、開示することが労働者に明らかに有益である場合
・開示しない場合に公共の利益を著しく損なうことが明らかな場合

こうした個人情報の取り扱いについては、あらかじめ企業の中で規程を定めておくと良いでしょう。

Q2：従業員が人事からの連絡や産業医との面談を拒否している

「休職中の従業員と連絡をとりたいが、無視されてしまい様子が掴めない」という声が聞かれます。
この場合の対応のポイントはどのようなものでしょうか。


①最低限の連絡をする

1点目は、最低限の連絡をすることです。

休職中の人事や産業医との面談は義務ではありません。つまり面談を強制することは出来ないのです。しかし、企業側にも従業員の体調を確認するという責任があり、怠ると安全配慮義務に関わる場合もあります。そのため全く連絡をとらないということも出来ないでしょう。

その中で、人事として最低限確認するべきことは連絡する必要があります。例としては、現在の体調、治療の状況、生活リズムなどが挙げられます。重要なことは、業務や職場に関することは連絡しないことです。休職中は療養が最優先なので、企業の側から業務に関連したことは伝えず、必要最低限の連絡にとどめておきましょう。


②面談のハードルを下げる

2点目は面談のハードルを下げることです。

産業医との面談は義務ではないとはいえ、企業からしつこく勧められてしまうと従業員は避けたくなってしまうかもしれません。
従業員に産業医面談を実施してもらうためには、面談のハードルを下げる必要があります。例として、面談の日程を複数提示する、面談のメリットを示す、守秘義務について説明する、人事評価に影響しないことを示すなどが挙げられます。面談をどうしても嫌うようであれば、嫌う理由を考えて代替案を提示することも検討すると良いでしょう。

産業医と人事の連携のポイント

では具体的にどのようなポイントに注意して、休職中の従業員への対応を行えば良いでしょうか。
ポイントは以下の3点です。

①従業員に合わせたペースでの産業医面談

1点目のポイントは、従業員に合わせたペースで産業医面談を行うことです。

休職中にも産業医と定期的に面談を行うことが望ましいとされていますが、産業医や企業からの連絡が頻繁すぎると鬱陶しいと感じる従業員も少なくないようです。特に休職して間もない頃は療養に専念してもらうため、連絡を重ねることは控えた方が良いでしょう。

一般的には月1回程度連絡をとることが推奨されていますが、望む連絡の頻度は人それぞれです。休職に入る前に、連絡の頻度を確認しておくと良いでしょう。


②第三者としての産業医の関わり

2点目は、産業医には第三者としての関わりをしてもらうことです。

産業医との面談において、休職している自分に対して寄り添って欲しいというニーズも見られます。企業の人と頻繁に連絡を取り合うことがない中で、定期的に会う数少ない存在である産業医が企業側の立場で接してきたら、従業員はどう感じるでしょうか。企業の人には話せない本音を話したかったり、復職に向けた不安や自信のなさに寄り添って欲しいのに、その相手を失ってしまって復職が遠のいてしまうかもしれません。

休職中の産業医面談では、産業医には会社の人間ではない立場として関わってもらうことが求められます。産業医には、企業の人間としてではなく、休職中の従業員をサポートする存在として接してもらうよう、あらかじめ依頼しておくことが望ましいでしょう。


③産業医面談に応じた環境調整

3点目は、産業医が面談で聞き取ったことに応える環境作りをすることです。

産業医が企業との橋渡し役となること、企業の中で調整役を担ってくれることを望む声もあります。産業医は休職中の従業員と面談を行い、体調の変化や復職の意思などを確認します。また現在のメンタルに関する事柄も面談の中で話されるでしょう。休職中の従業員は、企業の人と直接やり取りすることが少なくなっているため、そうしたものは産業医にしか話されないことになります。そのため、面談の中で話された従業員の状況や心境を守秘義務の中で企業側に伝え、企業内の環境を整えるよう働きかける役割を期待されているのです。

企業側としては、面談で聞き取ったことを守秘義務や報告義務に基づいて産業医に伝えてもらう場を設け、それをきちんと受け止め、従業員が復職出来るような準備や環境の整備を行うことが求められていると言えます。

まとめ

休職を決める時や復職を判断する時には産業医と面談するのが良いというのは知っていたけれど、休職中も産業医と面談をした方が良いとは知らなかった、という方も多いのではないでしょうか。休職中こそ産業保健の専門家である産業医と定期的に面談を行うことが復職に向けては重要になってきます。現在休職している従業員が回復して再びはたらくことが出来るよう、産業医によるサポート体制を検討してみてはいかがでしょうか。

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参考文献
※1　労働安全衛生法
※2　産業医の倫理綱領