個人情報保護方針

ピースマインド株式会社（以下、当社という）は、高度な専門性を活かしたメンタルヘルス関連サービスを通じて、あらゆるステージにいる個人および組織の問題解決を支援し、社会全体の調和と永続的な発展に貢献することを使命としています。当社の企業向けEAP（従業員支援プログラム：Employee Assistance Program）及びカウンセリングサービスを提供する機関としての社会的責任と、個人情報に関する法令等を遵守した個人情報の重要性を認識し、以下の方針をもとに個人情報保護の遵守に努めてまいります。

 

第1条　個人情報の取得と利用

個人情報の取得・利用に際して、その利用目的を明確にし、本人の同意を得たうえで利用目的の達成に必要な範囲内で適法かつ公正な手段によって取得・利用を行います。また、本人の同意を得ずに目的外利用、第三者への提供・開示は行わないとともにそのための措置を講じます。

 

第2条　個人情報保護に関する法令・規範の遵守

保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

 

第3条　個人情報の管理と保護

個人情報の管理を厳重に行い、個人情報に関する不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩を防ぐための適切な予防及び是正処置を行います。

 

第4条　苦情及び相談についての対応

個人情報の取扱いに関する苦情及び相談のための窓口を設置し、適切な対応を行います。

 

第5条　個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

個人情報を適切に取り扱うため、管理規則を整備するとともに、個人情報保護マネジメントシステムを構築し運用します。また、定期的に見直し、継続的に改善します。

2005年 3月 1日（制定）
2011年 5月31日（改訂）
2013年 2月20日（改訂）
2016年 7月 1日（改訂）
2018年 4月 1日 （最終改訂）

 

ピースマインド株式会社

代表取締役社長　荻原 英人

ピースマインド株式会社（以下「当社」という）では、皆様からご提供いただく個人情報を以下のとおり扱っております。

1. 個人情報保護管理者
当社は以下の個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護管理者の責任のもと、個人情報を取得・アクセス・利用・提供・管理するに際して、関係法令等を遵守し、個人情報を目的外に利用せず、苦情処理への適切な取組等を行います。
   個人情報保護管理者
   代表取締役社長　　荻原英人

2. 個人を特定しない属性情報・行動履歴の取得及び利用

 本サイトでは、お客様の本サイトへのアクセス情報を、本サイトの分析と改善のためにアクセス情報をアクセスログという形で記録しています。本サイトで記録しているアクセスログは、 アクセスしたページ、ドメイン名やIPアドレス、参照元情報、使用しているブラウザの種類、アクセス日時、Cookie情報などが含まれます。 アクセスログは必ずしも個人を特定できる情報を含むものではありませんが、本サイトでは、アクセスログをお客様の情報として利用する場合があります。

 

3. 利用目的
【提供サービスについて】
当社は、提供サービス利用者の氏名・住所・電話番号・メールアドレス等の個人情報を、当社によるサービス（「Working Better Cloud（WBC）サービス」を含みます。）の提供の範囲のみで収集及び利用し、適正に管理及び運用いたします。
また、サポートセンターへのお問い合わせ内容などを、サービス向上の目的で書面、音声又は電子的方法により記録させていただく場合がございます。

当社が提供サービスにて取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。

 

【採用応募者及び従業者情報(契約カウンセラーを含みます。)について】
当社では応募者の個人情報を、当社からの採用情報の提供及び採用選考に必要な範囲に限り利用させて頂きます。応募者ご自身の同意なく他の目的で利用致しません。
なお、応募者からご提出いただきました各種書類(履歴書・成績証明書等)は、原則としてご返却致しませんのであらかじめご了承下さい。
また、採用後の個人情報に関しては、社員情報又は契約カウンセラー情報として、入社手続き及び入社後に必要な範囲に限り利用いたします。本人の同意なく他の目的で利用いたしません。

当社が採用応募者及び従業者情報（契約カウンセラーを含みます。）について取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。

※特定の機微(センシティブ)な個人情報のお取扱いについて

当社は、以下に該当する“特定の機微な個人情報”の取得、利用又は提供は原則行いません。

〇思想、信条又は宗教に関する事項
〇人種、民族、門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、身体・精神障害、犯罪歴その他社会的差別の原因となる事項
〇勤労者の団結権、団体交渉その他団体行動の行為に関する事項
〇集団示威行為への参加、請願権の行使その他の政治的権利の行使に関する事項
〇保健医療又は性生活に関する事項

但し、明示的な本人の同意がある場合及び、以下の条件に該当する場合は、特定の機微な個人情報を取得、利用又は提供を行なうことができるものとします。

〇法令に基づく場合
〇人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
〇公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
〇国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
〇カウンセリングサービス提供のために必要な相談記録（通院・服薬情報等）

 

4. 個人情報の第三者提供について
当社は取得した個人情報を適切に管理し､あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。但し、次の場合は除きます。

【提供サービス】

〇利用者若しくは第三者の生命が危険にさらされるおそれ、又は著しい法令違反があると当社が判断した場合
〇利用者若しくは第三者が虐待を受けている可能性、又は虐待の危険にさらされる可能性があると当社が判断した場合
〇利用者が自殺をする意思を明らかにし、実行される可能性が非常に高いと当社が判断した場合
〇法令により開示が求められた場合

【採用応募者及び従業者情報（契約カウンセラー含みます）】

〇法令により開示が求められた場合
〇利用目的の範囲内にて、当社の業務委託先等の協力会社に提供する必要がある場合等個人情報保護法第23条第5項各号に該当する場合

また、以下の場合は氏名、住所など個人が特定できる情報を除外した上で、第三者に対して必要な範囲に限定し、情報を提供する場合があります。

〇当社サービスの提供に必要な場合
〇当社サービスの品質向上に必要な場合
〇当社の新たなサービスの検討等に必要な場合
〇調査・研究・分析のために研究機関に提供する場合

5. 安全管理措置
　ピースマインドは、取り扱う個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止、その他個人データの安全管理のために必要かつ適切な以下の措置を講じます。
　（１）基本方針の策定
　　　　個人データの適正な取扱いを確保するため、「個人情報保護ポリシー」を基本方針として策定します。

　（２）個人データの取扱いに係る規律の整
　　　　個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について取扱規程を策定します。

　（３）組織的安全管理措置
　　　　組織的安全管理措置として次の措置を講じます。
　　　　①個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任、取り扱う個人データの範囲、連絡体制を明確にします。
　　　　②個人データの取扱いに係わる個人情報マネジメントシステムを整備し、規律に従った運用を行います。
　　　　③個人データの取扱状況を確認するために、個人情報データベースを適切に管理し、個人情報データベース等の種類、
　　　　　名称・個人データの項目・責任者、取扱部署・利用目的・アクセス権を有する者等を明確にします。
　　　　④漏えい等事案に対応する体制を整備します。
　　　　⑤定期的に個人データの取扱状況を把握するとともに、定期的に安全管理措置の見直しを行います。

　（４）人的安全管理措置
　　　　従業者に向けた定期的な研修や個人データの取扱いに関する指導を行います。

　（５）物理的安全管理措置
　　　　物理的安全管理措置として次の措置を講じます。
　　　　①個人データを取り扱う区域の制限
　　　　②機器及び電子媒体等の盗難等の防止措置
　　　　③個人データの暗号化、パスワードによる保護
　　　　④個人データの削除及び機器、電子媒体等の取扱ルール策定と廃棄

　（６）技術的安全管理措置
　　　　技術的安全管理措置として次の措置を講じます。
　　　　①情報システムに応じて、個人データへのアクセス権を限定します。
　　　　②ユーザーID、パスワード、磁気、IC カード等についてアクセス者の識別と認証設定を行い、管理します。
　　　　③ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断します。
　　　　④個人データを取り扱う上経路における暗号化、パスワードの設定により、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止を行います。

　（７）外的環境の把握
　　　　外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

6. 個人情報を取り扱う業務の委託について
当社は、個人情報を取り扱う業務（利用目的に付随する業務、システムの開発・運用・保守、お問い合わせ対応等）の一部を、当社の指導監督の下で外部に委託しています。但し、開示する個人情報は、当該業務の委託に必要となる最小限の個人情報のみとし、かつ使用範囲もその範囲に限定されます。

7. 個人情報または第三者提供記録の開示、訂正、追加、削除、利用停止等の請求について
開示対象個人情報の開示等の請求については、ご本人またはその代理人からの求めに対応させていただいております。

1)開示等の請求先、提出していただく書類、手数料について
開示等の求めは、電話またはお問い合わせフォームにてご連絡ください。
開示等の求めに際し、提出していただく書類等については、その際にご案内いたします。

 

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社名： ピースマインド株式会社
個人情報保護管理者： 代表取締役社長　荻原 英人
電話： 03-3541-8660　（平日 9:00～18:00）
お問い合わせフォーム

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なお、「利用目的の通知」と「開示」に際しましては、調査・文書作成費として1000円(税込み）を申し受けます。また、内容により、作業工数が大きい場合は作業量に応じた手数料をいただく場合がございます。その場合は事前に手数料を見積もり、ご連絡します。お支払い方法については当社指定口座へのご入金をお願いします。「訂正、追加又は削除」及び「利用停止」に際しましては、手数料は発生致しません。

2)開示等の対応に際して、本人確認を実施させていただきます。本人確認の方法は以下の通りです。
a.本人による請求の場合

〇名前、所属団体名、メールアドレス又は電話番号、及び生年月日をご本人から確認し、当社の登録情報と照合します。
〇当該照合が一致しない場合には、ご本人に対して身分証明書などの提示、他の属性(サービス利用日時等)の確認など、更なる手段で本人確認を行います。

b.本人以外の代理人による請求の場合

〇本人以外の代理人による開示等の請求があった場合、ご本人に関する上記aの手続きに加え、代理人に対するご本人からの「委任状」及び代理人の身分証明書などの提示その他当社が指定又は承認する方法による本人及び代理人の確認を行います。

3)開示等の求めに対する回答方法
申請者の申請書面記載宛に書面（eメール含む）によって回答致します。書面以外での方法による回答をご希望される方は、手続き時にその旨ご連絡ください。

4)
非開示事由について
以下のa〜gに該当する場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知致します。

a.本人であることが確認できない場合
b.代理人による申請に際して､代理権が確認できない場合
c.所定の申請書類に不備があった場合
d.開示のご請求の対象が、開示対象の個人情報に該当しない場合
e.利用者または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
f.当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
g.法令違反となる場合

 

8. 提示の任意性、提示いただけない場合
個人情報のご提示は、任意です。但し、ご提示いただけない場合には、当社サービスを提供できない場合、採用選考の対象外となる場合、採用又は契約の取り消しとなる場合等がございます。あらかじめご了承ください。

9. 苦情及び相談窓口
当社は、ご提出いただいた個人情報に関する苦情、相談、及びその他のお問い合わせについて、適切かつ迅速に対応致します。 ご提出いただいた個人情報に関する苦情、相談及びその他のお問い合わせにつきましては、電話又はお問い合わせフォームにてご連絡ください。
 

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社名： ピースマインド株式会社
個人情報保護管理者： 代表取締役社長　荻原 英人
電話： 03-3541-8660　（平日 9:00～18:00）
お問い合わせフォーム

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10. 認定個人情報保護団体
当社の認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下の通りです。
【名称】　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【苦情解決の連絡先】　認定個人情報保護団体事務局
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
http://www.jipdec.or.jp/protection_org/complaint_processing.html

2005年 3月 1日（制定）
2023年 2月 27日（最終改訂）

 

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